ZARZĄDZANIE CZASEM I ORGANIZACJA PRACY

ISTOTA CZASU
Nie ma nic bardziej prostego niż być zajętym i nic trudniejszego niż być efektywnym. Jednym z najczęściej używanych słów w naszym języku jest słowo czas. Powołując się na niego znajdujemy często ostateczne usprawiedliwienie dla naszych porażek czy niezrealizowanych planów.
Nasza kultura wytworzyła całe mnóstwo przysłów, maksym, sentencji próbujących uchwycić istotę czasu. Mówimy, że czas płynie, galopuje (szczególnie, jeśli spędzamy go w sposób przyjemny) czy wlecze się, gdy wykonujemy szczególnie przykre zadania. Jednak ze ścisłego punktu widzenia czas „płynie” ze stałą prędkością. Jeżeli się głębiej zastanowimy to tak naprawdę nie potrafimy nawet ściśle zdefiniować, czym jest czas, bo jedynie, co jesteśmy w stanie to mierzyć kolejność, sekwencje i odległość od siebie poszczególnych wydarzeń. Powstaje pytanie czy mamy jakikolwiek wpływ na czas, nie możemy go zatrzymać, zmagazynować, co ważniejsze dokupić, (choć niektórzy mylnie uważają, że czas to pieniądz). Co gorsza czas jest dobrem limitowanym, każdy z nas ma go pewna określoną ilość i nikt mu go więcej nie doda. To wszystko pozwala nam stwierdzić, że czas jest bezcenny a trwonienie o to przegrywanie własnego życia. Takie ortodoksyjne podejście może budzić niepokój.
Na szczęście nie oznacza to, że musimy rezygnować z naszych przyjemności, w tym korzystanie z przywileju nic nie robienia. Jeśli jednak decydujemy na to by w danej chwili odpocząć od pracy to warto taką decyzję podjąć świadomie i również zaplanować. Myśląc o naszej efektywności nasz odpoczynek jest równie ważny jak nasze działanie.

Ćwiczenie
Aby uświadomić naszym pracownikom jak cenny jest czas warto poprosić ich o policzenie ile godzin pracy dzieli ich od emerytury. Ćwiczenie to silnie =skłania do refleksji. Przeprowadzamy je w następujący sposób, pytamy o średnia wieku naszej grupy i sprawdzamy ile średnio dzieli nas lat do emerytury.
Przy wieku uczestników około 30 lat do emerytury pozostało nam 30 lat. Takie stwierdzenie budzi przerażenie, ż eto tak dużo czasu. Następnie prosimy uczestników o przemnożenie ilości dni, przy założeniu około 200 dni roboczych rocznie (wyłączamy zwolnienia lekarskie, urlopy i inne sytuacje) okazuje się, że pozostało nam 6000 dni. W tym monecie liczba podana w dniach nie jest jeszcze zatrważająca, choć pewnie niektórzy zaczną się zastanawiać.
Po przemnożeniu liczby dni przez 8 godzin pracujących okaże się, że do emerytury pozostało nam 48.000 godzin. Choć liczba jest zawrotna to wykonanie ćwiczenia wraz z dyskusja zajmuje jedna godzinę powodując, że nieubłagani straciliśmy bezpowrotnie jedna godzinę naszego życia. TO ćwiczenie powoduje, że nasi pracownicy zrozumieją jak cenny jest ich czas, bo to jest tak naprawdę ich życie.

To, co jest źródłem naszych frustracji w kontekście realizacji naszych zadań to lęk przed porażką a w konsekwencji obniżenie naszej samooceny. Jeżeli konsekwentnie zastosujemy się do kilku praktycznych i prostych zasad nasza skuteczność w zarządzaniu czasem powinna szybko wzrosnąć.
W czasach Cesarstwa Rzymskiego Seneka autor dialogów zauważył, że, „….ludzie błąkają się bez ustanku po teatrach i miejscach publicznych. Zajmują się cudzymi sprawami i przez to czynią złudzenie jakby rzeczywiście byli zajęci jakąś pracą. Jeśli jednak, którego z nich spytasz, kiedy wychodzi z domu, „dokąd idziesz, co zamierzasz czynić odpowie „prawdę mówiąc nie wiem. Ale tego i tamtego zobaczę, to i tamto załatwię” Chodzą bez celu szukając zajęcia i robią c to, co nie zamierzali, ale przypadkowo się zetknęli. Ich bezmyślna i bezowocna gonitwa przypomina uwijanie się mrówek w zaroślach. Bez celu i z trudem pną się na górę i z niczym schodzą w dół z powrotem. Ale jakie jest mnóstwo takich próżniaków, których życie mógłby ktoś nie bez racji nazwać ruch wprawiony w bezwład…”
Problem z czasem i naszą organizacja jest chyba tak stary jak nasza cywilizacja, on po prostu wynika z natury ludzkiej. Ci jednak, którzy przezwyciężają w sobie pokusę szybkiej przyjemności są w stanie uzyskać efekty znacznie odbiegające od przeciętnych.

Sylwester Pietrzyk