Osoba prowadząca ocenę powinna być nie tylko zaznajomiona z sama techniczną stroną prowadzenia oceny ale także z technikami komunikacyjnymi dzięki którym sama rozmowa się odbywa są to: .
- zadawanie pytań
- aktywne słuchanie
- kierowanie aspiracjami i oczekiwaniami pracowników co do rozwoju ich kariery zawodowej
- udzielanie informacji zwrotnej
- podsumowanie wyników podwładnych
- ustalanie celów w ścisłym powiązaniu z celami firmy.
- określanie i wyjaśnianie oczekiwań  wobec pracownika
Umiejętności te powinny być przećwiczone w praktyce podczas warsztatów szkoleniowych zorganizowanych dla osób biorących udział w procesie. Dobrymi technikami szkoleniowymi rozwijającymi te kompetencje będą scenki a także opisy sytuacji (case study), które pozwolą uczestnikom nabrać pewności w tym dla nich nowym wyzwaniu. Dobrze poprowadzone zajęcia
Przed oceną prowadzący powinien zastanowić się co chcę w procesie oceny osiągnąć jaką ocenę wystawi swojemu pracownikowi w poszczególnych obszarach i jak ją uzasadni. Warto zadać sobie pytanie co wiem o pracy swojego pracownika, ponieważ nie można dobrze oceniać pracy co do której samemu nie ma się wiedzy na czym ona polega.
Czy rozumiem cel pracy swojego pracownika, np. czy jest to wprowadzanie faktur do elektronicznej bazy danych ? czy zapewnienie płynności płatności poprzez rzetelne i terminowe wprowadzanie faktur do systemu. Gdy znam odpowiedzi na poszczególne pytania to mogę przystąpić do identyfikowania nie więcej niż czterech pięciu kluczowych obszarów wyników pracy mojego pracownika.
Na przykład jeżeli oceniam pracę kierownika to kluczowym obszarem będzie: „ realizacja wyznaczonych celów sprzedażowych”, a w przypadku specjalisty ds. szkoleń realizowanie szkoleń dla pracowników firmy ocenianych przez nich średnio na nie mniej niż 4 w pięciostopniowej skali.
Przygotowania do takiej rozmowy powinny trwać przez cały rok kiedy to piszemy notatki monitorujące wyniki działania naszych pracowników. Takie działanie chroni nas przez licznymi błędami w ocenie jak:
ETYKIETOWANIE
Pracownik zrobił co ś wyjątkowo dobrze lub żle i od tej pory jest oceniany przez pryzmat tego jednego zdarzenia. Potem już zaczyna działać efekt samospełniającego się proroctwa. Ponieważ pracownik widzi, że nikt nie oczekuje od niego osiągnięcia rezultatu w danym zadaniu, traci motywację i ponosi „przewidzianą” katastrofę.
BLISKOŚĆ W CZASIE
Pracownik jest oceniany przez pryzmat ostatnich najświeższych wydarzeń również może pozytywnych może negatywnych. Jeżeli ocena jest okresowa to pod uwagę bierzemy cały okres podlegający ocenie.
PSYCHOLOGICZNE WPŁYWY ZNIEKSZTAŁCANIA OCENY
Efekt lustra, osoby o podobnym wyglądzie, doświadczeniu poglądzie sa łagodniej oceniane. Efekt kontrastu wpływa na sposób, jak postrzegamy różnicę pomiędzy jakimiś dwoma np. osobami ocenianymi przez nas jedna po drugiej. Jeżeli druga z osób różni się znacznie od pierwszej, to widzimy ją jako bardziej różną przez to, że uprzednio widzieliśmy tę pierwszą. Pracownik o słabszych wynikach szczególnie żle wypadnie po tym rewelacyjnym. Jest wiele innych tego typu zniekształceń n które trzeba uważać.
DYSKRYMINACJE
Dyskryminacje płci, wieku, rasowe. Badania psychologiczne dowodzą, że osoby o atrakcyjniejszym wyglądzie otrzymują łagodniejsze wyroki sądowe. Profesjonalny oceniający nie daję się zwieść pozorom i profesjonalnie UCZCIWIE I RZETELNIE ocenia pracowników niezależnie od ich wyglądu, płci, wieku, rasy i wyznania.

Autor: Sylwester Pietrzyk