JAK EFEKTYWNIE WYKORZYSTAĆ TELEFON?
Każdego dnia większość z nas wielokrotnie rozmawia przez telefon. Są to często mało istotne rozmowy, jednak biorąc pod uwagę rozmowy ze sfery biznesu każda o czymś przesądza. Telefon, jak niemiły gość może irytować, przerywać pracę i zabierać czas. Decydując o odebraniu połączenia odrywamy się często od zaplanowanych obowiązków. Stosowane przez nas nawyki w korzystaniu
z telefonu, zarówno w sytuacji, gdy Ty dzwonisz, jak również wtedy, gdy ktoś do Ciebie dzwoni, powodują, że telefon albo pomaga nam w pracy, albo przeszkadza. Może on być największym marnotrawcą czasu albo najpotężniejszym narzędziem w biznesie.
W kilku zdaniach proponuję zastanowić się co decyduje o efektywnym wykorzystaniu telefonu. Które nawyki sprzyjają, które utrudniają tę czynność.
Na początek przyjrzyjmy się różnym typom rozmówców. Wśród użytkowników telefonu możemy spotkać:
Przebojowców – pewni siebie użytkownicy, skutecznie korzystający z telefonu, przechodzący do sedna sprawy od początku rozmowy.
„osiki” – nerwowi użytkownicy, którzy czują opór przed wykorzystywaniem telefonu. Robią to tylko wtedy, gdy muszą.
„potakiwaczy” – ulegli użytkownicy, zastanawiający się, czy nie przeszkodzili w wykonywanej przez nas czynności. Ograniczają się najczęściej do potwierdzenia zrozumienia.
Gaduły – rozmówcy towarzyscy, nie znający pojęcia efektywnie wykorzystanego czasu.
Uwzględniając różnorodność wśród rozmówców należy być przede wszystkim przygotowanym do prowadzenia rozmów przychodzących oraz wychodzących. Jak to zrobić?
W przypadku rozmów przychodzących najważniejszymi elementami będą: uważne słuchanie, dokładne notowanie oraz sensowne dopytywanie. Warto przecież wiedzieć kto i w jakiej sprawie do nas dzwoni. Dzięki temu możemy bardzo szybko rozmowę zakończyć. Gdy jest to coś interesującego dobrze jest zanotować najważniejsze informacje, aby unikać konieczności oddzwaniania. Pamiętajmy również o tym, że my jako odbiorcy jesteśmy tak samo odpowiedzialni za właściwe zrozumienie, jak nadawcy.
Z rozmowami inicjowanymi przez nas jest inaczej. Największą zmianą jest to, że mamy możliwość zdecydować kiedy będziemy dzwonić. Możemy dzięki temu uniknąć tzw. „choroby telefonicznej” inaczej uzależnienia od telefonu. Gdy wpada mi do głowy pomysł skontaktowania się z kim, to bez względu na to, co robię, łapię za słuchawkę.
Przygotowanie do rozmowy wychodzącej daje nam szansę zaoszczędzenia 10 minut w 10 sekund.
Aby to stało się faktem należy przemyśleć:
• Co chcesz powiedzieć?
• Z kim chcesz rozmawiać?
• Mieć przygotowaną wiadomość, którą zostawimy w poczcie głosowej,
• Mieć przygotowane wszelkie potrzebne dokumenty,
• Mieć pod ręką papier i długopis,
• Wziąć kilka głębokich wdechów i odprężyć się,
• Wyobrazić sobie osobę, z którą będziemy rozmawiać.
Pierwszym krokiem powinno jednak być zastanowienie się którym typem rozmówcy jesteś i podjęcie właściwych działań…
Więcej dowiesz się na naszych szkoleniach zapraszam…………..
Rafał Drohojowski
Trener Biznesu